| م |
المهمة |
الإجراء - (النموذج المستخدم) |
المسار |
| 1 |
الجدول الزمني لرفع ومعالجة واعتماد الطلبات الواردة لوحدة الشؤون التعليمية. |
تقوم وحدة الشؤون التعليمية بإعداد جدول زمني بالمواعيد لجميع الإجراءت قبل بداية الفصل الدراسي
بـأربعة أسابيع. (نموذج 1) |
- متابعة المواعيد مع عمادة القبول والتسجيل .
- اعداد الجدول الزمني بالمواعيد.
- اعتماد الوكيل.
- الارسال إلى رؤساء الأقسام العلمية.
|
| 2 |
استقبال الطلبات الواردة من الأقسام العلمية. |
نموذج ورقي لجميع الطلبات الواردة من رؤساء الأقسام العلمية بالكلية لوحدة الشؤون التعليمية
لتنظيم مسار عمليات التنفيذ والتدقيق والاعتماد. ( نموذج 2) |
- يتم ارسال الطلبات لوحدة الشؤون التعليمية عبر القنوات الرسمية (خطاب رسمي – البريد
إلكتروني).
- رئيس الوحدة –الموظف المختص (للإدخال - التدقيق)
- رؤساء الأقسام العلمية (التدقيق – ابداء الملاحظات).
- وكيل الكلية . (للاعتماد النهائي)
|
| 3 |
انشاء الشعب الدراسية وتسجيل الأوقات. |
إنشاء الشعب الدراسية على نظام البانر بناءً على الطلبات الواردة للوحدة من قبل الأقسام العلمية
بالكلية.
( نموذج 2) (دليل نظام الشؤون التعليمية)
|
- يتم استقبال طلبات انشاء الشعب عن طريق وحدة الشؤون التعليمية بالكلية وإدخالها
وتدقيقها على نظام الشؤون التعليمية البانر.
|
| 4 |
اعتماد أوقات الشعب الدراسية |
تسجيل أوقات الشعب حسب الرقم المرجعي لكل شعبة بناء الطلبات الواردة للوحدة من قبل الأقسام
العلمية بالكلية.
( نموذج 2) (نموذج 3) (دليل نظام الشؤون التعليمية)
|
- يتم استقبال طلبات اعتماد الأوقات للشعب الدراسية وإدخالها وتدقيقها على نظام الشؤون
التعليمية البانر بعد انشاء الشعب الدراسية.
|
| 5 |
اللقاء التعريفي السنوي للطلبة المستجدين. |
الإتصال للطلبة وإرسال رسائل نصية بموعد اللقاء بالتنسيق مع وحدة تقنية المعلومات, وحدة
العلاقات العامة, والأقسام العلمية، الإعلان عن موعد اللقاء التعريفي على منصات التواصل
الاجتماعي. (عرض 1-2-3) – (ملصق1) |
- يتم التنسيق مع عمادة القبول والتسجيل والحصول على قوائم الأسماء للطلبة المستجدين –
تحديد موعد اللقاء التعريفي – ارسال رسائل نصية للطلبة – الإعلان على مواقع التواصل
الاجتماعي – تحديد نوع الاجتماع (حضوري/عن بعد) – حجز القاعة – تنسيق العروض.
|
| 6 |
فرز الرغبات للطلبة (المستجدين). |
بعد اعداد ومشاركة رابط او باركود نموذج الرغبات (الكتروني)
يتم فرز الرغبات واعداد قوائم أسماء الطلبة المستجدين وعمل المفاضلة بينهم وتوزيعهم على الأقسام
العلمية بالكلية حسب أولوية الرغبات للطلبة والمعدل التراكمي والطاقة الإستيعابية للأقسام
العلمية. ( نموذج4)
|
- مشاركة نموذج الرغبات خلال عرض اللقاء التعريفي.
- يتم فرز الرغبات والتوزيع من قبل وحدة الشؤون التعليمية حسب الإجراءات والمعايير
الموضحة.
- اعتماد وكيل الكلية.
|
| 7 |
فرز رغبات الطلبة (المحولين داخلياً ). |
بعد اعداد ومشاركة رابط او باركود نموذج الرغبات (الكتروني)
يتم فرز الرغبات واعداد قوائم أسماء الطلبة المحولين وعمل المفاضلة بينهم وتوزيعهم على الأقسام
العلمية بالكلية المتاحة حسب الشواغر. ومن ثم النظر في أولوية الرغبات للطلبة والمعدل التراكمي.
(لائحة التحويل الداخلي) ( نموذج5)
|
- مشاركة نموذج الرغبات من خلال الرسائل النصية.
- يتم الفرز والتوزيع من قبل وحدة الشؤون التعليمة حسب الإجراءات والمعايير الموضحة.
- اعتماد وكيل الكلية.
|
| 8 |
الطلبة المحولين (خارجياً) |
يتم القبول او الرفض حسب الشواغر بالأقسام العلمية بالكلية بعد الاطلاع على الطلب الرسمي
متضمناً كشف الدرجات. |
- معاملة رسمية من عمادة القبول والتسجيل يتم تداولها مابين وكالة الكلية ومجالس الاقسام
العلمية.
|
| 9 |
تخصيص الطلبة المستجدين بالأقسام العلمية. |
تخصيص الطلبة على نظام البانر بعد الانتهاء من عملية الفرز.
(دليل نظام الشؤون التعليمية)
|
- وحدة الشؤون التعليمية: تسليم قوائم الأسماء بعد فرزها وتدقيقها لإعتمادها النهائي من
قبل وكيل الكلية ومن ثم تخصيص الطلبة على نظام الشؤون التعليمية.
|
| 10 |
إضافة وحذف المقررات لجداول الطلبة. |
تنفيذ عمليات الإضافة والحذف للمقررات الأساسية , مقررات كلية الطب, المقررات العامة ,والمقررات
الحرة للطلبة بالتنسيق مع الأقسام العلمية بالكلية.يتم تسجيل المقررات إلى جداول الطلبة لكل فصل
دراسي على نظام البانر.
(نموذج 2) (دليل نظام الشؤون التعليمية)
|
- يتم إرسال قوائم اسماء الطلبة لجميع المرحل الدراسية من قبل الأقسام العلمية إلى وحدة
الشؤون التعليمية متضمنة المقررات المراد تسجيلها للطلبة المجتازين والمتعثرين.
|
| 11 |
تأكيد الجداول االدراسية للطلبة. |
بعد الانتهاء من ادارج المقررات الدراسية لجداول لطلبة على نظام البانر, يتم ابلاغ رؤساء
الأقسام العلمية بذلك بغرض التأكد من صحة جداول الطلبة وابداء الملاحظات إن وجدت. |
- يتم التعميم على الطلبة من قبل رؤساء الأقسام العلمية بضرورة التأكد من صحة الجداول
الدراسية بالتنسيق مع ليدر المجموعة لكل مرحلة دراسية
- رفع قوائم الأسماء لوحدة الشؤون التعليمية.
|
| 12 |
معادلة المقررات. |
إعداد محاضر معادلة المقررات للطلبة المحولين وعرضها واعتمادها من اللجنة المختصة.
(نموذج 6) (لائحة التحويل الداخلي)
|
- طباعة كشف الدرجات للطلبة المحولين.
- عرضها على اللجنة المختصة.
- اعتماد وتوقيع محضر اللجنة.
- ارسال خطاب رسمي إلى عمادة القبول والتسجيل (بالمرفقات السابقة).
|
| 13 |
التأجيل - الإعتذار عن الدراسة. |
يتم استقبال طلبات التأجيل والاعتذار عن الدراسة خلال الفترة المسموح بها والنظر في الطلبات من
قبل لجنة ثلاثية واعتمادها والرفع بذلك إلى عمادة القبول والتسجيل. (نموذج 7) |
- يتقدم الطالب بطلب الاعتذار او تأجيل الدراسة لوحدة الشؤون التعليمية .
- يتم اعتماد الطلب من قبل رئيس القسم المعني.
- اعتماد وكيل الكلية.
- ارسال الطلب إلى عمادة القبول والتسجيل.
|
| 14 |
سحب مقرر بعد الأسبوع الرابع. |
يقوم الطالب برفع طلب سحب مقرر الكترونياً عن طريق نظام اودس بلس. |
- يتم رفع طلب سحب مقرر الكترونياً إلى المرشد الأكاديمي.
- بعد موافقة المرشد الاكاديمي يتم اعتماد الطلب من قبل وكيل الكلية وارساله الكترونياً
إلى عمادة القبول والتسجيل.
|
| 15 |
مشاركة الجداول الدراسية وكشوفات الأسماء ونماذج متابعة الغياب واللوائح والأنظمة بالكلية. |
مشاركة الجداول الدراسية وكشوفات الأسماء والنموذج الورقي لمتابعة الغياب الأسبوعي واللوائح
وغيرها مما يستجد من خلال ملصق "نوافذ اكاديمية" المتاح على القاعات الدراسية والمعامل بالكلية.
(ملصق 2) |
- تقوم وحدة الشؤون التعليمية بإعداد الملصق، واعتماده من وكيل الكلية، ثم مشاركته على
القاعات الدراسية والمعامل مع بداية كل فصل دراسي.
|
| 16 |
التبليغ بالغياب والإنذارات والحرمان. |
بعد حصر الغياب إسبوعيا عن طريق القسم العلمي يتم الرفع إلى وحدة الشؤون التعليمية لإرسال
الإنذارات حسب ماهو موضح بسياسة الحضور والغياب , (خاص بمقررات الكلية).
(سياسة الحضور والغياب) (نموذج 8) (نموذج 9) (نموذج 10)
|
- يقوم القسم العلمي بارسال بريد الكتروني إلى وحدة الشؤون التعليمية نهاية كل أسبوع في
حال وجود انذارات
متضمناً :
(اسم الطالب – الرقم الجامعي – المقرر – نسبة الغياب)
- تقوم وحدة الشؤون التعليمية بإرسال الإنذارات للطلبة المتغيبين عبر البريد الإلكتروني
مع نسخة لرئيس القسم أو المنسق المعني.
- وفي حال وجود حالات حرمان يتم تنفيذ الاجراء السابق بالإضافة إلى مخاطبة عمادة القبول
والتسجيل بذلك لرصد درجة DN للطالب.
|
| 17 |
نظام المعاملات الإلكترونية للطلاب ERS. |
استقبال الاستفسارات والمعاملات الخاصة بالطلبة من خلال:
نظام ERS.
|
- الرد على استفسارات الطلبة وتوجيههم ودعمهم من قبل وحدة الشؤون التعليمية وتنفيذ واحالة
معاملاتهم وطلباتهم إلى الإدارات والعمادات المختصة.
|